Lektion 2: Meine Location

Du kannst selbständig deine passende Location finden, anfragen, einen ersten Termin fixieren und am Eventtag professionell abwickeln - ohne Stress für dich, die Gäste oder die Location. Wichtig: Du bist immer für die Kommunikation mit deiner Location verantwortlich. Termine vereinbaren, ändern oder absagen. Dies wird nicht durch das heycreate Ateam übernommen. So kannst du eine gute Beziehung zu deiner Location aufbauen und sie werden dir mehr helfen.

Red Flags für eine Location (Ausschlusskriterien):

❌ Teppichboden oder sehr teure Stühle mit Stoffbezug (-> Acrylfarbe kann nicht aus Teppich oder Stoffmaterial entfernt werden)

❌ Laute DJ- oder Live-Musik

❌ Extrem dunkles Licht, enge Bestuhlung

❌ Keine Möglichkeit für Aufbau vor Beginn (-> checke die Öffnungszeiten)

❌ Keinen Ansprechpartner oder "wir schauen dann mal"

• Sei frühzeitig für den Aufbau da (min. 45 Minuten vorher)

  • Häufig sind Tische noch nicht so hergerichtet, wie es gut wäre

  • So hast du Zeit, dich um den Aufbau zu kümmern

  • Wenn es Probleme gibt, hast du Ausweichmöglichkeiten

• Erinnere das Servicepersonal daran, dass sie die Konsumationen bei allen Personen einkassieren müssen 

  • Manchmal geht das Bezahlen am Ende des Events in der Hitze des Gefechts vergessen

• Verlasse die Location sauber, damit sie dich nächstes Mal wieder wollen

💡 Tipp 1: Sollte das Servicepersonal der Location einmal vergessen einzukassieren, dann lass dich nicht unter Druck setzen, wenn sie die offenen Forderungen bei dir einkassieren wollen. Wenn sie trotzdem darauf bestehen, dann bezahle nichts und verweise freundlich auf das heycreate Office (hello@heycreate.ch).

💡 Tipp 2: Als Host kannst du die Konsumationen fördern. Stosse zu Beginn des Events mit der Gruppe an. Wenn jemand kein Getränk hat, dann sag direkt: "Oh, ich sehe du hast kein Getränk, ich rufe das Personal". Oder kündige schon 20 Minuten vorher eine Pause an und sag den Teilnehmern, dass sie jetzt auch noch Essen bestellen können für die Pause. Denk dran: Wenn die Location happy ist, dann wird sie dir auch mehr helfen für weitere Termine.

• In sehr seltenen Fälle, kann es passieren, dass uns eine Location kurzfristig absagt. Dies kann passieren, wenn sie z.B. plötzlich eine grosse Buchung für eine Konferenz erhalten.

• In diesem Fall konsultiere zu allererst die Location Datenbank und prüfe, ob es in der Nähe deiner Location noch eine andere Location gibt. Versuche entsprechend eine Ersatz-Location zu organisieren und informiere dann das heycreate Office, damit wir die Gäste korrekt informieren können.