Du kannst selbständig deine passende Location finden, anfragen, einen ersten Termin fixieren und am Eventtag professionell abwickeln - ohne Stress für dich, die Gäste oder die Location. Wichtig: Du bist immer für die Kommunikation mit deiner Location verantwortlich. Termine vereinbaren, ändern oder absagen. Dies wird nicht durch das heycreate Ateam übernommen. So kannst du eine gute Beziehung zu deiner Location aufbauen und sie werden dir mehr helfen.
Um deine Buchungen zu maximieren und für gute Gästebewertungen auf deinem Künstlerprofil spielt auch die Location eine wichtige Rolle. Achte deshalb auf einige wichtige Punkte, wenn du deine Location auswählst:
☑️ Genug Platz für alle Gäste (ca. 100cm / Gast am Tisch)
☑️ Stabile Tische & genügend Stühle
☑️ Gutes Licht (-> häufiger Reklamationsgrund von Gästen)
☑️ Zugang zu fliessendem Wasser (-> Toiletten oder Küche)
☑️ Klare Ansprechperson am Eventtag
☑️ Zugang für je ca. 45 Minuten vor und nach dem Event für Auf- und Abbau
Nice to have:
☑️ Gute ÖV-Erreichbarkeit
☑️ Platz für Material
☑️ Nettes und hilfsbereites Personal
Red Flags für eine Location (Ausschlusskriterien):
❌ Teppichboden oder sehr teure Stühle mit Stoffbezug (-> Acrylfarbe kann nicht aus Teppich oder Stoffmaterial entfernt werden)
❌ Laute DJ- oder Live-Musik
❌ Extrem dunkles Licht, enge Bestuhlung
❌ Keine Möglichkeit für Aufbau vor Beginn (-> checke die Öffnungszeiten)
❌ Keinen Ansprechpartner oder "wir schauen dann mal"
Schritt 1: Passende Locations finden
Unter der Woche wenig besuchte Restaurants
Häufig sind Hotelbars auf der Suche nach Aktivitäten
Quartierlokale (z.B. Weinbars, Coworkings mit Bar, Cafés)
Bars, die z.B. am frühen Abend noch weniger "busy" sind
Faustregel: Lieber 5 Locations gleichzeitig anfragen, als zu viel Zeit und Hoffnung in eine Location zu investieren
Schritt 2: Anfragen
Nehme Kontakt zur Location auf
Wenn du den Mut hast, gehst du direkt persönlich vorbei, stellst dich vor und fragst nach der Managerin / dem Manager (beste Option!)
Ansonsten melde dich per Telefon
Keine E-Mails: Sie werden selten beantwortet und du verlierst Zeit
Erkläre kurz, dass du die Künstlerin bist und was du machen willst
Wenn sie einverstanden sind, vereinbare einen Termin
Wenn sie zögern, dann schlage einen ersten Test-Event vor und danach schaut ihr weiter
9 von 10 Locations, welche am Anfang unsicher sind, sind nach dem Test-Event begeistert und wollen mehr Termine
💡 Tipps:
Wir bezahlen keine Raummiete
Die Einnahmen aus den Konsumationen (Getränke, Essen) gehören zu 100% der Location
Im Durchschnitt werden etwa 2 Getränke pro Person konsumiert
Schritt 3: Termin festlegen
Schlage direkt vor Ort zwei bis drei Termine vor und vereinbare diese mit der Location (Datum, Zeit)
Achte darauf, dass Termine immer min. 6 bis 8 Wochen in der Zukunft festgelegt werden, damit diese möglichst gut gebucht sind (Bsp: Heute ist 1. Januar, dann vereinbare einen Termin frühestens ab dem 1. März)
Verlange eine E-Mailadresse / Whatsapp der Managerin / dem Manager für Rückbestätigungen und zukünftige Termine
Schritt 4: Protokollierung
Mach ein paar Fotos von der Location und dem Ort, wo ihr malen werdet
Sende direkt nach dem ersten Termin eine kurze Zusammenfassung der Konversation und mit den vereinbarten Terminen an die erhaltene E-Mail / Whatsapp der Managerin / des Managers (-> so bleibt alles schriftlich vereinbart)
Teile die neue Location mit den Fotos dem heycreate Office mit, damit diese in der Location Datenbank erfasst werden kann
Schritt 5: Rückbestätigung
Melde dich immer 24 Stunden vor dem Termin kurz bei der Location, um mitzuteilen, wann du ankommen wirst
So bist du sicher, dass sie dich nicht vergessen haben
Wir führen eine Location Datenbank mit allen Locations, welche aktuell mit heycreate zusammenarbeiten. Sollte dir deine Location mal kurzfristig für einen Event absagen der solltest du keine Location finden können, dann kannst du in der Location Datenbank nachsehen, welche andere Locations es noch gibt.
⚠️ Wichtig:
Du darfst andere Locations aus der Location Datenbank nicht einfach selber anfragen. Entweder kontaktierst du den zugewiesenen Künstler oder das heycreate Ateam, um mit ihnen zu schauen, wer die Location anfragt. So können wir sicherstellen, dass die Locations nicht übermässig von uns kontaktiert werden.
Sei frühzeitig für den Aufbau da (min. 45 Minuten vorher)
Häufig sind Tische noch nicht so hergerichtet, wie es gut wäre
So hast du Zeit, dich um den Aufbau zu kümmern
Wenn es Probleme gibt, hast du Ausweichmöglichkeiten
Erinnere das Servicepersonal daran, dass sie die Konsumationen bei allen Personen einkassieren müssen
Manchmal geht das Bezahlen am Ende des Events in der Hitze des Gefechts vergessen
Verlasse die Location sauber, damit sie dich nächstes Mal wieder wollen
💡 Tipp 1: Sollte das Servicepersonal der Location einmal vergessen einzukassieren, dann lass dich nicht unter Druck setzen, wenn sie die offenen Forderungen bei dir einkassieren wollen. Wenn sie trotzdem darauf bestehen, dann bezahle nichts und verweise freundlich auf das heycreate Office (hello@heycreate.ch).
💡 Tipp 2: Als Host kannst du die Konsumationen fördern. Stosse zu Beginn des Events mit der Gruppe an. Wenn jemand kein Getränk hat, dann sag direkt: "Oh, ich sehe du hast kein Getränk, ich rufe das Personal". Oder kündige schon 20 Minuten vorher eine Pause an und sag den Teilnehmern, dass sie jetzt auch noch Essen bestellen können für die Pause. Denk dran: Wenn die Location happy ist, dann wird sie dir auch mehr helfen für weitere Termine.
Tipp 1: Sollte das Servicepersonal der Location einmal vergessen einzukassieren, dann lass dich nicht unter Druck setzen, wenn sie die offenen Forderungen bei dir einkassieren wollen. Wenn sie trotzdem darauf bestehen, dann bezahle nichts und verweise freundlich auf das heycreate Office (hello@heycreate.ch).
Tipp 2: Als Host kannst du die Konsumationen fördern. Stosse zu Beginn des Events mit der Gruppe an. Wenn jemand kein Getränk hat, dann sag direkt: "Oh, ich sehe du hast kein Getränk, ich rufe das Personal". Oder kündige schon 20 Minuten vorher eine Pause an und sag den Teilnehmern, dass sie jetzt auch noch Essen bestellen können für die Pause. Denk dran: Wenn die Location happy ist, dann wird sie dir auch mehr helfen für weitere Termine.
In einzelnen Fällen, müssen Events abgesagt werden, z.B. weil zu wenig Teilnehmer gebucht haben. Wir entscheiden dies immer 48 Stunden vor dem Event und informieren alle Gäste und dich per E-Mail.
-> Du bist für die Kommunikation mit der Location verantwortlich. Bitte informiere die Location entsprechend sofort über die Absage, damit sie den Platz nicht unnötig freihalten.
💡 Tipp: Mit mehr Erfahrung als heycreate Artist, wirst du bereits frühzeitig erkennen können, wenn sich eines deiner Events schlecht verkauft. Du kannst die Location entsprechend bereits früher darüber informieren. Dies ist aber in deiner Verantwortung. Sollte es kurzfristig noch genügend Buchungen geben, musst du wieder eine Location organisieren.
In sehr seltenen Fälle, kann es passieren, dass uns eine Location kurzfristig absagt. Dies kann passieren, wenn sie z.B. plötzlich eine grosse Buchung für eine Konferenz erhalten.
In diesem Fall konsultiere zu allererst die Location Datenbank und prüfe, ob es in der Nähe deiner Location noch eine andere Location gibt. Versuche entsprechend eine Ersatz-Location zu organisieren und informiere dann das heycreate Office, damit wir die Gäste korrekt informieren können.
Zu dunkel
Zu laute Musik
Unaufmerksames Personal
Sei dir über diese Punkte bewusst, um die Experience für die Gäste noch besser zu machen.
Setze für dich innerlich einen Haken zu folgenden Punkten:
Ich weiss, wie ich vorgehen muss, um eine Location zu finden
Ich kenne die Red Flags für Locations
Ich weiss, wie ich bei Eventabsagen vorgehen muss