Lektion 3: Mein Event

In dieser Lektion lernst du, wie dein Event ablaufen soll und welche wichtigen Tipps und Tricks dir dabei helfen.

Vor dem Event

Am Vorabend deines Events, solltest du folgende Schritte treffen:

☑️ Teilnehmerliste prüfen (diese erhältst du 48 Stunden vorher per E-Mail)

☑️ Zeit- und Ort rückbestätigen

☑️ Motiv vormalen (falls nicht bereits erledigt)

☑️ Prüfen, ob genug Material für alle

☑️ Zugverbindung heraussuchen

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit die Grundlage für ein gelungenes Event gegeben ist. Nimm dir daher genug Zeit und erarbeite dir wenn nötig eine Checkliste, damit du in der Zukunft nichts vergisst.

Aufbau

Für den Aufbau deines heycreate Malevents solltest du mindestens 60 Minuten einplanen. Achte daher darauf, dass du genug früh in deiner Location ankommst. Es ist kein gutes Zeichen, wenn die Gäste eintreffen und du noch mit dem Aufbau beschäftigt bist.

☑️ Stelle sicher, dass genügend Tische und Stühle vorhanden sind. Es ist dir überlassen, ob du lieber 2 oder 3 Tischreihen, eine lange Tischreihe oder mehrere kleinere Tische möchtest. Am Ende ist nur wichtig, dass dich alle Gäste sehen und hören können.

☑️ Beginne zuerst mit dem Abdecken der Tische, damit diese vor Farbspritzern geschützt sind. Erst wenn dies gemacht ist, solltest du anfangen, dein Material auszupacken.

☑️ In der Regel solltest du ca. 80 - 100 cm Platz pro Person einplanen, damit man sich beim Malen frei bewegen kann.

☑️ Stelle die Staffeleien auf den Tischen auf und platziere die Leinwände darauf

☑️ Gib jedem Teilnehmer 3 Pinsel (3 verschiedene Grössen), 1 Serviette, 1 Plastikteller (für die Farben) und 2 kleine Klebestreifen.

☑️ Verteile jetzt die Malschürzen auf den Stühlen. Platziere sie so, dass man das heycreate Logo direkt auf den Malschürzen sieht. Das hinterlässt einen tollen ersten Eindruck und ist gute Werbung für dich.

☑️ Jetzt beginnst du damit, die Farben auf einem separaten(!) Tisch aufzustellen. Es ist wichtig, dass du später die Farbausgabe kontrollieren kannst, da die Gäste oft nicht wissen, dass sie eigentlich nur wenig Farben benötigen. Das hilft dir, dass du nicht ständig nachbestellen musst und gibt am Ende auch weniger zu reinigen.

☑️ Frag bei der Location nach einem Krug mit Wasser, damit du die Plastikbecher auf den Tischen mit Wasser füllen kannst. Wenn die Gäste später malen, ist es wichtig, dass sie ihre Pinsel immer ins Wasser stellen. So musst du am Ende weniger reinigen.

☑️ Zum Schluss stellst du noch dein Setup auf. Platziere am Anfang dein vorgemaltes Motiv auf deiner Staffelei, damit die Gäste gut sehen, was heute gemalt wird. Wenn du mehrere Versionen hast, kannst du auch mehrere Versionen zeigen.

🔥 Atmosphären-Check:

Die ersten Gäste treffen ca. 10 - 15 Minuten vorher ein. Schaue deshalb, dass du 15 Minuten vor dem Event mit dem Aufbau fertig bist und checke nochmals die Atmosphäre: Stimmt das Licht? Gibt es angenehme Musik? Wenn etwas nicht stimmt, frag einfach bei der Location nach. Sie helfen dir gerne!

Eventdurchführung

Ein regulärer heycreate Malevent dauert 120 bis 150 Minuten. Achte darauf, dass du pünktlich beginnst, damit du auch wieder pünktlich enden kannst (spätestens nach 150 Minuten!). Gerade am Abend müssen einige Gäste ihre Zugverbindungen erreichen, weshalb sie zeitlich gebunden sind. Deshalb ist es wichtig, dass du einen getakteten Plan einhaltest, um sicherzustellen, dass alle ihr Motiv fertigmalen können.

Begrüssung:

Begrüsse die Gäste beim Eintreffen persönlich und frag nach ihren Namen. So kannst du sie auf der Teilnehmerliste prüfen und du siehst, wenn noch Gäste fehlen. Manche Gäste haben auf einen Namen 2 Tickets gebucht.

Eventdurchführung:

Start: Beginne das Event immer mit einem gemeinsamen Anstossen. Motiviere die Gäste dazu, kurz ihr Glas zu heben und mit der Person links und rechts anszustossen. Wenn du jemanden siehst, der noch kein Getränk hat, dann hole das Servierpersonal, damit sie noch bestellen können.

Weise darauf hin, dass du am Event ev. Fotos machst, die wir vielleicht auch für Werbezwecke verwenden und frag kurz, ob das für alle in Ordnung ist. Falls hier jemand nein sagt, dann lass diese Person bei den Fotos jeweils einfach weg.

0 bis 2 Minuten: Kurzvorstellung über dich als Künstlerin & gemeinsames Anstossen

2 bis 5 Minuten: Vorstellung, was ihr heute malt

5 bis 60 Minuten: Malevent

60 bis 75 Minuten: Pause (⚠️Wichtig: Kündige die Pause immer 10 Minuten vorher an, damit die Gäste bestellen können)

⚠️ Wichtig:

Gäste dürfen NIEMALS selber Farben nehmen. Nur du oder dein Assistent geben die Farben an die Gäste auf ihre Pappteller aus. So brauchst du viel weniger Farbe. Die Gäste dürfen jederzeit wieder bei dir weitere Farbe holen
Gib jedem Gast nur eine Serviette und weitere Servietten nur auf Verlangen oder wenn du siehst, das jemand wirklich eine verschmutzte Serviette hat. Du wirst dadurch 3x weniger Servietten benötigen.

🕣 Timing:

Das Timing ist bei einem Malevent das allerwichtigste. Gib den Gästen immer wieder Zeitlimiten, in dem du sagst:

"In 10 Minuten machen wir dann eine kurze Pause, schaut, dass ihr bis dahin XXX fertig habt."

"So, wir machen jetzt eine kurze Pause"

"In 30 Minuten kommen wir langsam zum Ende. Wer ist jetzt noch nicht bei XXX?" (geh hin und unterstütze die Person)

"In 5 Minuten machen wir dann unser gemeinsames Gruppenbild"

75 bis 120 Minuten: Malevent

120 bis 150 Minuten: Nutze diese Zeit nur noch, wenn es wirklich nötig ist oder wenn ihr als Gruppe in Verzögerung seid. Sobald alle fertig sind, bittest du sie sich für das Gruppenbild bereit zu machen.

Gruppenbild: Am Ende jedes Malevents machst du ein Gruppenbild mit deinem Smartphone, wo alle Gäste drauf sind. Dieses Foto schickst du nicht den Gästen zu, sondern sie erhalten es von uns danach per E-Mail zugesendet.

🔥 Wie du das Ende einleitest:

Nutze das Gruppenbild, um das Ende einzuleiten. Beginne die Gäste zu versammeln für das Gruppenbild und organisiere jemanden vom Restaurant, der das Bild mit deinem Smartphone aufnimmt. So bringst du die Gäste von ihrer Staffelei weg. Nach dem Gruppenbild kannst du mit dem Abbau beginnen.

Nach dem Event

Eine gute Organisation hilft dir, schnell aufzuräumen und eine standardisierte Nachbearbeitung deines Events sicherzustellen.

Starte nach dem Event direkt mit dem Abbau und der Pinselreinigung auf der Toilette. Achte darauf, dass du die Toilette sauber hinterlässt, damit du die Location nicht verärgerst. Wenn es zu wenig Platz gibt, kannst du die Pinsel auch zuhause waschen.
Sende die Teilnehmerliste und das Gruppenbild an hello@heycreate.ch, damit wir die Abrechnung machen können
Teile uns mit, wenn Gäste nicht aufgetaucht sind (No-Shows), damit wir das im Kundendienst wissen, wenn sich diese Gäste melden (-> dies hat keinen Einfluss auf deine Vergütung!)

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